Semua ahli Sistem Pembekalan Penerbitan(SPP) telah dibekalkan dengan buku panduan mengenai perkhidmatan SPP semasa menerima Memorandum Persefahaman dari Perpustakaan Negara Malaysia. Panduan asas cara atau proses pemintaan and penerimaan bahan telah diterangkan dalam buku tersebut. Akan tetapiada petua-petua atau cadangan-cadangan yang boleh diturunkan kepada semua agar perkhidmatan SPP yang disediakan kepada pengguna perpustakaan lebih efekfif dan efisyen.
Kenal PerpustakaanSebelum membuat permintaan, kita mesti tahu siapa dan dimana perlu dihubungi. Direktori Ahli SPP menjadi panduan utama kita. Akan tetapi ianya tidak memadai. Kita sebagai pemohon perlu mengenali bukan hanya dengan orang yang menguruskan SPP tetapi juga perpustakaan beliau. Kita perlu faham kateogri perpustakaan, polisi dan kekuataan perpustakaan tersebut dari segi koleksi. Apakah subjek-subjek yang terkandung dalam koleksi mereka. Sebagai contoh, Perpustakaan Negara Malaysia sudah semestinya kaya dengan koleksi yang diterbitkan di Malaysia kerana kita ketahui semua penerbitan yang diterbitkan diMalaysia mesti diserahkan kepada PNM seperti yang termaktub di Akta Penerbitan. Lokasi juga penting, kita perlu mengetahui ahli-ahli yang berada berdekatanan dengan perpustakaan kita. Kunjungan ke perpustakaan lain perlu diadakan agar kita berkongsi maklumat and masalah bersama.
Saringan Pemintaan
Permintaan yang diterima dari pengguna perpustakaan kita perlu di saring terlebih dahulu. Ia bagi memastikan permintaan itu betul-betul lengkap bagi memudahkan proses pencarian. Maklumat seperti nama pengarang, tajuk buku, penerbit, nombor ISBN dan maklumat lain perlulah lengkap sepertimana yang terdapat diborang SPP. Kemudian kita mesti memeriksa koleksi kita dahulu. Gunakan kad katalog atau katalog atas talian(OPAC) untuk memastikan buku tersebut tidak ada dalam koleksi perpustakaan kita. Kita mest arif dalam teknik pencarian secara atas talian. Nama pengarang perlu di masukkan dengan betul. Nama orang yang berbahasa Inggris dan yang berbahasa Melayu ada perbezaannya. Pembantu perpustakaan perlu belajar dari perpustakaan teknik pencarian maklumat dengan betul. Begitu juga dengan artikel jurnal dan majalah. Pastikan kita telah mencari didalam pengkalan data yang dilanggani oleh perpustakaan kita sebelum membuat permohonanan dari perpustakaan lain.
Pemeriksaan Perpustakaan Pemberi Pinjaman
Rata-rata perpustakaan di Malaysia mempunyai Katalog Atas Talian (OPAC). Gunakan OPAC bagi memastikan bahan yang dicari ada terdapat didalam perpustakaan yang hendak dipinjam. Ini akan memudahkan perpustakaan yang memberi pinjaman mendapatkan bahan untuk kita.
